English POLÍTICA DEL CANAL DE DENUNCIAS
1. Introducción y Objeto.
2. Ámbito de Aplicación.
3. Denuncias y comunicaciones.
3.1 Usuarios del Canal y obligación de denunciar.
3.2 Acceso al Canal de Denuncias.
4. Procedimiento de gestión de las denuncias y comunicaciones.
4.1 Órgano Instructor.
4.2 Recepción y análisis preliminar.
4.3 Decisión preliminar.
5. Procedimiento de investigación de las denuncias y comunicaciones.
5.1 Inicio y desarrollo de la investigación.
5.2 Informe y conclusiones.
6. Resolución.
6.1 Órgano responsable.
6.2 Audiencia al interesado.
6.3 Formas de resolver.
6.4 Sanciones.
7. Protección de datos.
8. Protección al Denunciante.
9. Publicidad y comunicación.
10. Entrada en Vigor.
1. INTRODUCCIÓN Y OBJETO
Tal y como se establece en el Código de Conducta de GCR PLASTIC SOLUTIONS GROUP, S.L.U. (en adelante, “GCR” o “la Empresa”), aprobado por el Órgano de Administración el día 15 de septiembre de 2022, todas y cada una de las personas que trabajan en GCR deben comportarse con integridad y cumplir las leyes y normas internas en sus actividades cotidianas y, además, tienen el deber de cooperar para evitar que alguien actúe de forma incorrecta o no íntegra.
Por ello, tal y como se recoge en dicho Código de Conducta, se ha habilitado el Canal de Denuncias de GCR. A través de este canal, de manera confidencial, y si se desea incluso anónima, los empleados, directivos, colaboradores, y cualquier tercero (en particular clientes y proveedores), deben comunicar cualquier información de la que se tenga conocimiento sobre la sospecha o existencia de una posible irregularidad, acto contrario a la legalidad o a las normas internas. Aquí se incluyen también las eventuales irregularidades relativas a temas contables, cuestiones relativas a auditoría y/o aspectos relacionados con el control interno o con el cumplimiento de los valores.
En particular, el Canal garantiza la confidencialidad de la identidad de los denunciantes y personas afectadas, así como de las comunicaciones. Igualmente, se garantiza la presunción de inocencia a todas las personas afectadas. Toda persona que denuncie gozará de la debida protección y cualquier acción respecto a ella que pueda entenderse como amenaza, discriminación o represalia será sancionada.
La comunicación a través del Canal de Denuncias, puede realizarse de forma anónima. Es recomendable hacer una descripción completa del hecho denunciado, identificar a las personas presuntamente afectadas o implicadas en el mismo -en el caso de que las hubiera- y aportar datos concretos, fechas, empresas o terceros relacionados con el hecho o actuación descrita; todo ello con objeto de favorecer, en su caso, la posterior comprobación de los hechos objeto de la comunicación.
La presente Política regula la gestión, investigación y resolución de las comunicaciones recibidas a través del Canal de Denuncias, así como los términos y condiciones de su uso por parte de los denunciantes. Dicha Política podrá ser revisada y modificada en cualquier momento por GCR sin necesidad de aviso previo.
El Órgano de Administración de GCR es el órgano competente para aprobar esta Política, cumpliendo así su función de establecer las bases, fijar los instrumentos y diseñar los mecanismos necesarios para una adecuada y eficiente coordinación en las actividades relacionadas con la gestión de denuncias.
El Canal de Denuncias no es un servicio de emergencia. No es el lugar para reportar eventos que presenten una amenaza inmediata a la vida o la propiedad y es probable que no se pueda dar respuesta de inmediato. Si necesita ayuda de emergencia, comuníquese con su servicio de emergencia hábil al efecto.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Ámbito de aplicación subjetivo. La presente Política es de aplicación a todas las sociedades que integran GCR. Asimismo, será de aplicación para todas aquellas personas que tengan el derecho y el deber de formular denuncias y comunicaciones, de acuerdo con lo establecido en el apartado 3.1. de la presente Política.
Ámbito de aplicación objetivo. Serán objeto de comunicaciones y denuncias al Canal de Denuncias cualquier irregularidad o comportamiento contrario al Código de Conducta, a cualquier disposición de normativa interna de GCR o, en general, cualquier actuación contraria a las Leyes, en especial al Código Penal.
3. DENUNCIAS Y COMUNICACIONES
3.1. Usuarios del Canal y obligación de denunciar.
Los empleados, directivos, colaboradores y restantes grupos de interés de GCR, así como terceros que tengan relaciones comerciales con ésta, en particular clientes y proveedores, tienen la obligación de poner en conocimiento de GCR a través del Canal de Denuncias los hechos o sospechas que puedan constituir vulneraciones e incumplimientos del Código Conducta, normativa interna de la Empresa y, en general, de las leyes vigentes de aplicación.
3.2. Acceso al Canal de Denuncias.
El Canal de Denuncias será accesible a través de siguiente enlace:
El Canal de Denuncias de GCR es único para todas las empresas del Grupo y todos los centros de trabajo.
La gestión del Canal de Denuncias corresponderá al Órgano Instructor designado a tal efecto por GCR, en atención a lo dispuesto en el apartado 5.1 de la presente Política.
La implementación técnica del Canal de Denuncias y la administración del software es a cargo de la empresa EQS Group Regtech, S.L.U. La página web dónde se contiene el Canal de Denuncias está alojada en los servidores de EQS Group y no es parte del sitio web de GCR o intranet.
4. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LAS DENUNCIAS Y COMUNICACIONES
4.1. Órgano Instructor.
El Órgano de Administración de GCR designa un Órgano Instructor unipersonal (compuesto de una persona titular y una persona suplente para el caso de enfermedad o imposibilidad de intervención del titular) que asumirá las funciones encomendadas en virtud de la presente Política. Ente otras tareas, será el encargado de gestionar el Canal de Denuncias, de recibir y dar trámite e impulso a las comunicaciones y denuncias recibidas, y de realizar el procedimiento de gestión e investigación de las comunicaciones y denuncias recibidas.
En caso de incompatibilidad del miembro del Órgano Instructor para la tramitación de un asunto concreto por encontrarse directamente involucrado, dicho miembro deberá abstenerse en la participación en el procedimiento de gestión o, en su caso, podrá ser recusado y apartado de todos los trámites que se celebren en relación con el mismo, y será sustituido por el miembro suplente. El miembro suplente tendrá copia de todas las denuncias recibidas para evaluar si procede la abstención o recusación del miembro titular, y en caso que lo estime procedente lo elevará al Órgano de Resolución de Denuncias (ORD) previsto en el apartado 6 de la presente Política para que adopte una decisión.
4.2. Recepción y análisis preliminar.
Todas las denuncias recibidas se analizarán por el Órgano Instructor de forma independiente y se garantizará la confidencialidad de la identidad de la persona que la plantea y del denunciado o denunciados.
Una vez recibida la comunicación, se acusará recibo de la misma y le asignará un código de identificación, incorporándose a una base de datos, en la que se registrará la denuncia y su estado de tramitación. La base de datos se actualizará a lo largo de las distintas fases del procedimiento.
Recibida una comunicación, el Órgano Instructor determinará si procede o no darle trámite, considerando si reúne los requisitos mínimos para ello. En el supuesto de que la comunicación sea manifiestamente infundada o que, siendo anónima, no aporte información suficiente para la comprobación de los hechos denunciados, se podrá solicitar al denunciante la ampliación o aclaración de los hechos comunicados, y en caso de no atender a dicha solicitud en un plazo de 5 días hábiles, no será admitida a trámite, documentándose tal decisión.
4.3. Decisión preliminar.
Tras el análisis de la información facilitada, y en un plazo de 10 días hábiles tras la recepción de la última comunicación o aportación de información del denunciante, el Órgano Instructor adoptará motivadamente alguna de las siguientes decisiones:
a) Inadmisión y archivo de la denuncia. Ello ocurrirá cuando de los hechos denunciados o comunicados se desprenda una manifiesta irrelevancia o no constituyan ningún supuesto de vulneración o incumplimiento, o aún constituyéndolo no fueran suficientemente fundados o motivados, no se aportase la información mínima suficiente o fueren inverosímiles por carecer totalmente de credibilidad. En ese caso, se informará al denunciante y el mismo podrá volver a interponer la denuncia o comunicación en el futuro si dispusiera de nueva información o documentación.
b) Admisión de la denuncia e inicio del procedimiento de investigación, de acuerdo con el apartado 5 de la presente Política.
En caso de duda por parte del Órgano Instructor sobre qué decisión preliminar adoptar, lo consultará con el miembro suplente de dicho Órgano y lo elevará al Órgano de Resolución de Denuncias (ORD) para que adopte una decisión definitiva. En caso que se decida admitir la denuncia e iniciar el procedimiento de investigación, se detallarán los recursos y medios que serán necesarios para llevar a cabo el procedimiento de investigación.
5. PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN DE LAS DENUNCIAS Y COMUNICACIONES.
5.1. Inicio y desarrollo de la investigación.
Una vez admitida la denuncia tras su análisis preliminar, el Órgano Instructor dará inicio al procedimiento de investigación.
El Órgano Instructor será el único órgano facultado para llevar a cabo investigaciones internas en la Empresa. No obstante lo anterior, podrá realizar aquellas consultas que considere necesarias a cualquier empleado o departamento de GCR por razón de su especialidad o grado de conocimiento de los hechos.
El Órgano Instructor solicitará a la Empresa todos aquellos medios y herramientas que estime necesarios para llevar a cabo la investigación, siempre que dichos medios y herramientas sean lógicos, proporcionales y adecuados para su objetivo.
En el desarrollo de la investigación, se realizarán todas aquellas acciones que se consideren adecuadas y necesarias para la obtención de las pruebas sirvientes a esclarecer los hechos comunicados. El Órgano Instructor llevará a cabo las actuaciones que considere más oportunas, siempre atendiendo al principio de proporcionalidad. Entre otras actuaciones, se podrán realizar las siguientes:
- Entrevistarse personalmente con el denunciante, si ha accedido a proporcionar sus datos personales.
- Entrevistarse personalmente con el denunciado.
- Entrevistarse personalmente con posibles testigos que puedan tener información directa de los hechos.
- Entrevistarse personalmente con personas del mismo equipo o departamento del denunciando.
- Recabar cuanta información sea posible a través de la documentación de la Empresa.
- Acudir al departamento de IT para la adopción de medidas de carácter informático velando en todo momento por el derecho a la intimidad de todas las personas involucradas.
- Acudir a cualquier departamento de la Empresa en búsqueda de información adicional o asesoramiento en alguna materia en particular.
- Visitas a áreas o departamentos de la Empresa sin previo aviso.
- Solicitar asesoramiento a profesionales ajenos a GCR.
Cualquier persona que tenga conocimiento de la realización del proceso de investigación por haber participado como testigo o por cualquier otra circunstancia, deberá guardar sigilo sobre dicho procedimiento y no podrá comunicar a ninguna persona la existencia del mismo, en particular a las personas involucradas, ni podrá comentar detalles o aspectos relativos al mismo con ninguna otra persona perteneciente o ajena a GCR. Toda la información a la que tenga acceso cualquier persona que participe en el proceso de investigación, en especial los testigos y compañeros de equipo o departamento del denunciado, tendrán el deber de respetar la obligación de confidencialidad que se les impone.
El procedimiento de investigación deberá tener una duración máxima de seis meses desde su inicio.
5.2. Informe y conclusiones.
Una vez finalizadas todas las actuaciones y diligencias de investigación, el Órgano Instructor elaborará un informe de conclusiones que contendrá una breve descripción del proceso de investigación llevado a cabo, y se detallarán los hechos denunciados, las actuaciones de investigación realizadas, los hechos que se consideran ciertos y probados, y unas conclusiones que valoren y califiquen la naturaleza de los hechos considerados probados a los efectos de determinar un posible incumplimiento del Código Conducta, de normativa interna o de legalidad vigente.
Dicho informe se remitirá en un plazo de 10 días hábiles desde la finalización del procedimiento de investigación al Órgano de Resolución de Denuncias (ORD), el cual será el encargado de resolver sobre la investigación realizada por el Órgano Instructor y finalizar el expediente de investigación, todo ello de conformidad con el apartado 6 de la presente Política.
6. RESOLUCIÓN.
6.1. Órgano responsable.
El Órgano de Administración de GCR designa un Órgano de Resolución de Denuncias (ORD) formado por tres personas que asumirá las funciones encomendadas en virtud de la presente Política, más una persona suplente para el caso de enfermedad o imposibilidad de intervención de alguno de los titulares. Ente otras tareas, será el encargado de resolver los expedientes de investigación llevados a cabo por el Órgano Instructor y determinará las consecuencias que se derivarán tras cada investigación realizada y finalizada.
En caso de incompatibilidad de cualquiera de los miembros del Órgano de Resolución de Denuncias para la tramitación de un asunto concreto por encontrarse directamente involucrado, dicho miembro será recusado y apartado de todos los trámites que se celebren en relación con el mismo y será sustituido por un miembro suplente.
El Órgano de Resolución de Denuncias recibirá del Órgano Instructor un informe de conclusiones con el contenido indicado en el apartado 5.2 de la presente Política. Tras la recepción de dicho informe y el trámite de audiencia al interesado previsto en el apartado siguiente, el Órgano de Resolución de Denuncias se reunirá a la mayor brevedad posible y deliberará sobre qué decisión adoptar. A dicha reunión podrá ser invitado el Órgano Instructor a solicitud de cualquiera de los miembros del Órgano de Resolución de Denuncias a los efectos de que pueda aportar datos y esclarecer cualquier duda que pudieran tener los encargados de resolver el expediente.
6.2. Audiencia al interesado.
Con carácter previo a la reunión del Órgano de Resolución de Denuncias prevista en el apartado 6.3 de la presente Política, el Órgano de Resolución de Denuncias dará traslado a la persona o personas investigadas para que aleguen lo que a su derecho estimen conveniente en un plazo máximo de 5 días hábiles. A tal efecto, el Órgano de Resolución de Denuncias le facilitará copia del informe indicado en el apartado anterior y la persona o personas investigadas deberán pronunciarse al respecto de lo contenido en el mismo.
6.3 Formas de resolver.
Una vez efectuadas las alegaciones por parte de la persona o personas investigadas, o transcurrido el plazo conferido sin que las mismas se hubieran realizado en cuyo caso se entenderá que no tiene alegaciones que realizar, en un plazo máximo de 10 días hábiles se reunirá el Órgano de Resolución de Denuncias y adoptará alguna de las siguientes decisiones:
a. Archivar el expediente en caso que se considere que no existen pruebas suficientes de haberse cometido algún incumplimiento o irregularidad.
b. Solicitar la práctica de diligencias adicionales de investigación en caso de estimar insuficientes las actuaciones llevadas a cabo, indicándose expresamente aquellas diligencias consideradas necesarias para llevar a cabo.
c. Declarar la comisión de un incumplimiento o irregularidad. En ese caso, se instará al departamento de Recursos Humanos o al Departamento que corresponda la aplicación del sistema disciplinario aplicable según el convenio colectivo de aplicación. Asimismo, se informará al responsable del Departamento de GCR en dónde se hayan producido los hechos, a los efectos que dicho Departamento sea conocedor de los mismos y adopte aquellas medidas necesarias y adecuadas para corregir los daños producidos y evitar la producción de hechos similares en el futuro.
d. Poner a disposición de la autoridad policial, fiscalía, administración de justicia o autoridad reguladora correspondiente, las irregularidades identificadas. En especial se actuará de dicha manera en caso de tener indicios de que se ha podido cometer algún tipo de delito.
En cualquier caso, el Órgano de Resolución de Denuncias comunicará al denunciante, salvo que ello no sea posible conforme la normativa de aplicación, la decisión final adoptada, dejando constancia de su recepción. Dicha comunicación podrá dirigirse igualmente al responsable o superior jerárquico de la persona investigada, si las circunstancias del caso así lo exigen y siempre y cuando se protejan los datos de carácter reservado y confidencial. En ningún caso se compartirán detalles de las actuaciones realizadas ni se compartirá el informe al que hace referencia el apartado 5.2 de la presente Política, únicamente se hará mención a si los hechos comunicados han sido declarados constitutivos de alguna irregularidad o incumplimiento.
7. PROTECCIÓN DE DATOS.
En la gestión del Canal de Denuncias se dará cumplimiento a la normativa legal sobre protección de datos de carácter personal aplicable a las distintas empresas del Grupo. En la plataforma que da acceso al Canal de Denuncias se ha habilitado un apartado específico denominado “Política de Privacidad”, en el cual se hace mención a todos los deberes y derechos relacionados con el tratamiento de los datos de carácter personal que sean proporcionados en virtud de las comunicaciones efectuadas a través del Canal de Denuncias.
8. PROTECCIÓN AL DENUNCIANTE.
El Canal de Denuncias se rige por los principios de confidencialidad, respeto y fundamento.
Toda persona que denuncie de buena fe gozará de la debida protección conforme a lo establecido en la normativa aplicable.
El Canal de Denuncias se ha diseñado para que el denunciante que desee mantenerse en el anonimato pueda hacerlo con las garantías suficientes. En este sentido, si el denunciante opta libremente por no ocultar su identidad, el informe de resolución de la denuncia procurará no hacer referencia a la identidad del denunciante ni de las partes implicadas, en aras a garantizar la debida confidencialidad.
Si el nombre del denunciante trascendiese públicamente, por cualquier motivo, cuando se trate de un empleado, se informará al área de Recursos Humanos al objeto de que realice un seguimiento de la estabilidad laboral y personal de este empleado y se le proporcionará el apoyo y soporte adecuado.
Cualquier acción encaminada a impedir que un empleado realice una comunicación a través del Canal de Denuncias será sancionada de acuerdo con el régimen laboral y disciplinario aplicable.
En especial se garantiza que ningún denunciante sufrirá ningún tipo de represalias por el debido y correcto uso del Canal de Denuncias.
9. PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN.
Sin perjuicio de la obligación que tienen los empleados de conocer y actuar de conformidad con lo dispuesto en el Código de Conducta y la Normativa Interna en el desempeño de sus funciones, se promoverá y velará por la debida difusión de esta Política y de la existencia del Canal de Denuncias.
10. ENTRADA EN VIGOR.
Esta Política es aprobada por el Órgano de Administración de GCR y su entrada en vigor es en fecha 1 de octubre de 2022.
